旅智云Hotel pms账务管理-入账管理

1. 系统概述

酒店挂账管理系统是酒店管理系统的核心模块之一，用于管理在住宾客的账务信息，包括费用入账、付款记录、结账处理等功能。该系统提供直观的界面，帮助前台人员高效处理宾客账务，确保账务清晰、准确，提升宾客入住体验和酒店运营效率。

2. 系统入口

账务管理 → 挂账管理

3. 界面布局

挂账管理系统界面分为两个主要区域：

• 左侧：宾客选择区域
• 右侧：账务信息区域

4. 宾客选择区域（左侧）

4.1 宾客列表

1. 左侧区域显示当前所有在住宾客信息
2. 每个宾客项显示以下信息：
   • 房号
   • 客人姓名
   • 账户余额状态（负数金额显示黄色）
3. 宾客列表支持以下筛选功能：
   • 房号筛选：输入房号关键字进行筛选
   • 姓名筛选：输入客人姓名关键字进行筛选
   • 今日预计离店：快速筛选今日预计离店的宾客

5. 账务信息区域（右侧）

5.1 账务汇总信息

选择左侧宾客后，右侧顶部显示该宾客的账务汇总信息：

1. 费用合计：所有消费金额的总和
2. 付款合计：所有付款金额的总和
3. 账户余额：付款合计减去费用合计的差额
   • 余额为负数（欠费）时，显示为黄色

5.2 操作按钮区域

根据宾客状态和账务情况，显示以下操作按钮：

1. 订金按钮 ：宾客为预订状态时显示，用于录入宾客订金付款金额 
   • 点击后弹出订金录入界面
   • 系统会自动计算订金金额
   • 选择付款方式
   • 提交后自动更新账户余额
2. 押金按钮 ：宾客为入住状态时显示，用于录入宾客押金付款金额 
   • 点击后弹出押金录入界面
   • 选择付款方式并输入金额
   • 提交后自动更新账户余额
3. 入账按钮 ：打开入账界面，支持费用科目和付款科目入账 ！[入账画面](./入账画面.png)
   • 支持同时录入多个账务项
   • 费用入账：选择费用科目，输入金额和备注
   • 付款入账：选择付款方式，输入金额和备注
   • 提交后自动更新账户余额
4. 部分结账按钮 ：选择未结账数据进行结账处理 
   • 选择需要结账的账务项
   • 系统自动计算结算金额
   • 选择结账方式并完成结账
5. 退房结账按钮 ：处理宾客退房结账   
   • 如果宾客离期不等于营业日期，弹出提前退房结账提示
   • 系统自动检查未入账房费
   • 如存在未入账房费，提示加收
   • 自动计算总结账金额
   • 选择结账方式并完成退房结账
6. 转账按钮 ：将选择的未结账务转出到目的账户 
   • 选择需要转出的账务项
   • 选择目标账户
   • 确认后完成转账操作
7. 商品按钮 ：选择宾客购买商品并入账 
   • 选择商品类别和具体商品
   • 输入数量和备注
   • 选择是否直接结账
   • 提交后自动更新账户余额
8. 打印账单按钮 ：根据酒店配置的账单模板打印客人账单 
   • 选择打印模板
   • 选择打印内容（全部/未结/已结）
   • 预览并打印账单
9. 日志按钮 ：显示当前宾客的所有操作日志 
   • 显示操作时间、操作类型、操作人和操作内容
   • 支持按日期范围筛选

5.3 账务分类标签

账务信息区域提供以下分类标签，用于筛选不同类型的账务：

1. 全部 ：显示所有已结和未结账务
2. 未结 ：显示所有未结账务
3. 已结 ：显示所有已结账务
4. 转入 ：显示所有转入到当前账户的账务
5. 转出 ：显示当前账户所有转出的账务
6. 冲账 ：显示当前账户所有冲账的账务

5.4 账务分组选项

账务信息区域提供以下分组选项，用于不同维度查看账务：

1. 明细 ：根据账务账页分组，默认1，最大5
2. 房号 ：根据账务入账房号分组
3. 日期 ：根据账务入账时营业日分组
4. 科目代码 ：根据入账科目分组
5. 科目分组 ：根据入账科目分组分组
6. 科目子分组 ：根据入账科目子分组分组

5.5 账务列表

账务列表显示所选宾客的账务详细信息，包括：

1. 入账日期
2. 科目名称
3. 科目代码
4. 金额
5. 状态（未结/已结）
6. 备注
7. 操作人 账务列表支持多选操作，可同时选择多个账务项进行批量操作。

5.6 账务操作菜单

在账务列表中，右键点击账务项或点击操作图标，可显示以下操作菜单：

1. 详情 ：显示当前账务入账详情 
   • 显示完整的账务信息
   • 费用类科目包含税费拆分显示
2. 拆账 ：对账务进行百分比或固定金额拆分 
   • 选择拆分方式（百分比/固定金额）
   • 输入拆分值
   • 确认后生成新的账务项
3. 冲账 ：对当前账务进行冲账操作 
   • 系统自动生成相反金额的账务
   • 输入冲账原因
   • 确认后完成冲账
4. 转账 ：将当前账务转入目的账户 
   • 选择目标账户
   • 确认后完成转账
5. 子项 ：查看账务包内入账子项 
   • 显示组合科目的所有子项明细
   • 查看子项详细信息

6. 入账功能

6.1 费用入账

1. 点击【入账】按钮，选择【费用入账】标签
2. 选择费用科目：
   • 从科目列表中选择需要入账的费用科目
   • 常用科目显示在顶部
3. 输入金额：
   • 直接输入金额
   • 系统自动计算含税金额（如适用）
4. 输入备注信息（可选）
5. 点击【确认】按钮完成入账
6. 系统自动更新账户余额和账务列表

6.2 付款入账

1. 点击【入账】按钮，选择【付款入账】标签
2. 选择付款方式：
   • 现金
   • 信用卡
   • 银行转账
   • 微信支付
   • 支付宝
   • 其他电子支付方式
3. 输入金额：
   • 直接输入金额
   • 如选择外币，可进行外币转换
4. 输入备注信息（可选）
5. 点击【确认】按钮完成入账
6. 系统自动更新账户余额和账务列表

7. 结账功能

7.1 部分结账

1. 在账务列表中，选择需要结账的账务项（可多选）
2. 点击【部分结账】按钮
3. 系统自动计算所选账务的结账金额
4. 选择结账方式：
   • 现金
   • 信用卡
   • 银行转账
   • 微信支付
   • 支付宝
   • 其他电子支付方式
5. 可选择多种结账方式组合支付
6. 输入各种方式的支付金额
7. 点击【确认】按钮完成结账
8. 系统自动更新账务状态和账户余额

7.2 退房结账

1. 点击【退房结账】按钮
2. 系统自动检查是否存在未入账房费
   • 如存在，提示加收未入账房费
   • 显示加收房费界面，确认后继续
3. 系统自动计算总结账金额
4. 选择结账方式：
   • 现金
   • 信用卡
   • 银行转账
   • 微信支付
   • 支付宝
   • 其他电子支付方式
5. 可选择多种结账方式组合支付
6. 输入各种方式的支付金额
7. 点击【确认】按钮完成退房结账
8. 系统自动更新账务状态和账户余额
9. 完成退房流程

8. 转账功能

8.1 账务转出

1. 在账务列表中，选择需要转出的账务项（可多选）
2. 点击【转账】按钮或右键菜单中的【转账】选项
3. 在弹出的转账界面中，选择目标账户：
   • 输入房号或客人姓名搜索
   • 从列表中选择目标账户
4. 确认转账信息
5. 点击【确认】按钮完成转账
6. 系统自动更新源账户和目标账户的余额和账务列表

8.2 转入账务管理

1. 点击【转入】标签查看所有转入的账务
2. 显示转入账务的详细信息：
   • 转入时间
   • 来源账户
   • 科目名称
   • 金额
   • 操作人
3. 可查看转入账务的详细信息
4. 转入账务不可再次转出或冲账

9. 实际应用示例

9.1 客人入住收取押金

场景描述： 客人入住酒店，需要收取押金1000元。

操作步骤：

1. 在左侧宾客列表中，找到并选择该客人
2. 点击右侧【押金】按钮
3. 在弹出的押金录入界面中：
   • 选择付款方式：现金
   • 输入金额：1000
   • 备注：入住押金
4. 点击【确认】按钮
5. 系统自动更新账户余额，显示预付1000元

9.2 客人消费入账

场景描述： 客人在餐厅消费300元，需要挂账到房间。

操作步骤：

1. 在左侧宾客列表中，找到并选择该客人
2. 点击右侧【入账】按钮
3. 在弹出的入账界面中，选择【费用入账】标签
4. 选择费用科目：餐饮
5. 输入金额：300
6. 备注：早餐消费
7. 点击【确认】按钮
8. 系统自动更新账户余额和账务列表

9.3 部分结账处理

场景描述： 客人想单独结算餐饮消费。

操作步骤：

1. 在左侧宾客列表中，找到并选择该客人
2. 在右侧账务列表中，找到并选择餐饮消费账务项
3. 点击【部分结账】按钮
4. 在弹出的结账界面中：
   • 确认结账金额：300
   • 选择结账方式：微信支付
   • 输入金额：300
5. 点击【确认】按钮
6. 系统自动更新账务状态和账户余额

9.4 退房结账处理

场景描述： 客人退房，需要结清所有账务。

操作步骤：

1. 在左侧宾客列表中，找到并选择该客人
2. 点击【退房结账】按钮
3. 系统检查未入账房费，如有，确认加收
4. 在弹出的结账界面中：
   • 确认总结账金额
   • 计算需要补缴或退还的金额
   • 选择结账方式
5. 点击【确认】按钮
6. 系统完成结账并更新账务状态
7. 完成退房流程

10. 注意事项

1. 账务操作会实时更新账户余额，请确保操作准确
2. 结账前请核对账务信息，确保金额正确
3. 转账操作不可撤销，请谨慎选择目标账户
4. 冲账会生成相反金额的账务，影响账户余额
5. 退房结账前，系统会自动检查未入账房费，请确认是否需要加收
6. 账务操作会记录操作人信息，便于追踪责任

11. 常见问题解答

Q1: 如何查看客人的历史账务记录？ A1: 在左侧宾客列表中选择客人后，右侧账务列表默认显示所有账务。点击【全部】标签可查看所有历史账务记录。

Q2: 如何处理客人多付款的情况？ A2: 退房结账时，系统会自动计算多付款金额-负数显示。选择入账科目并确认即可。

Q3: 如何将一个房间的账务转到另一个房间？ A3: 在账务列表中选择需要转出的账务项，点击【转账】按钮，选择目标房间账户，确认后完成转账。

Q4: 如何修改已入账的错误账务？ A4: 对于未结账的账务，可以使用冲账功能。右键点击错误账务，选择【冲账】，系统会生成相反金额的账务，然后重新正确入账。

Q5: 如何查看特定日期范围内的账务？ A5: 在账务列表上方的筛选区域，选择日期，选项账务发生日期进行筛选操作。